Firda Hana Dianti, mahasiswa internship perpustakaan dengan posisi admin di lingkungan Departemen Administrasi Pendidikan Universitas Negeri Malang, aktif berkontribusi dalam penguatan tata kelola administrasi perpustakaan sejak Februari 2025. Selama menjalani internship, Firda terlibat dalam pengelolaan layanan peminjaman buku, pemrosesan penjajakan mahasiswa jenjang S1, S2, dan S3, pengajuan Hak Kekayaan Intelektual (HKI), penyiapan administrasi sidang mahasiswa, hingga pengelolaan arsip serta surat masuk dan keluar departemen.
Dalam mendukung efektivitas layanan, penataan arsip perpustakaan dilakukan secara terpadu, baik digital maupun konvensional. Dokumen tertentu tetap disimpan dalam bentuk cetak sesuai kebutuhan layanan, sementara arsip digital dimanfaatkan untuk meningkatkan kecepatan akses dan efisiensi kerja. Seluruh proses penataan arsip dikelola oleh tim admin dengan pendampingan dosen pembimbing internship agar sesuai dengan standar tata kelola administrasi yang tertib dan profesional.
Seiring perkembangan teknologi, inovasi layanan perpustakaan juga terus dilakukan. Sistem peminjaman buku yang sebelumnya mengandalkan formulir daring kini mulai beralih ke aplikasi peminjaman berbasis self service. Transformasi ini mempermudah mahasiswa dalam mengakses layanan perpustakaan sekaligus mendorong efisiensi kerja administrasi.
“Penataan arsip yang rapi dan terstruktur sangat membantu dalam mempercepat pencarian dokumen dan meningkatkan kualitas layanan administrasi,” ujar Firda Hana Dianti. Ia menambahkan, “Melalui sistem digital dan aplikasi peminjaman buku, saya melihat langsung bagaimana inovasi teknologi dapat mendukung kinerja perpustakaan kampus.”
Meskipun masih terdapat tantangan berupa banyaknya dokumen bersifat terbatas yang perlu dikonsultasikan terlebih dahulu dengan dosen pembimbing, pengalaman internship ini memberikan pembelajaran berharga bagi mahasiswa. Selain meningkatkan keterampilan manajemen arsip dan administrasi, mahasiswa internship juga berperan sebagai pendukung operasional yang berkontribusi pada peningkatan kerapian, efisiensi, dan kualitas tata kelola administrasi kampus.
Kegiatan ini selaras dengan Sustainable Development Goals (SDGs) poin 9 tentang Industri, Inovasi, dan Infrastruktur, khususnya dalam pemanfaatan teknologi digital untuk memperkuat infrastruktur layanan pendidikan. Inovasi administrasi dan digitalisasi arsip perpustakaan menjadi bagian dari upaya membangun sistem pendidikan yang adaptif, efisien, dan berkelanjutan di era transformasi digital.
